Система управления деятельностью компании SC: автоматизация бизнес-процессов, контроль поручений, совместная работа, автоматизация документооборота, электронный архив, контроль поручений.

Электронный архив

Электронный архив – это важная часть функционала системы электронного документооборота и управления деятельностью компании, позволяющая реализовать долгосрочное хранение документов. Электронный архив систематизирует информацию в компании, организует быстрый поиск необходимого документа (любой версии), отслеживает процесс движения договора, с указанием стадии и участников согласования процесса, а также способствует повышению эффективности управления делопроизводством.

Электронный архив является неотъемлемой частью системы электронного документооборота и управления деятельности компании, а также позволяет создать централизованное электронное хранилище документов, доступное 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Организация электронного архива, безусловно,критично важна для масштабных холдингов, где ежедневный поток документов исчисляется в сотнях и тысячах различных бумаг, фактически электронное хранилище систематизирует работу компании и значительно экономит рабочее время сотрудников. Но и для небольших организаций создание электронного хранения документов довольно удачное решение, во-первых, электронный архив гарантирует порядок во всех документах компании, во-вторых, риск потери какого-либо документа снижается до минимума, а в-третьих, при расширении компании, систематизированное хранение файлов окажет ощутимую помощь. Современный бизнес нуждается в грамотно построенной IT-инфраструктуре, а система электронного документооборота и управления деятельностью компании, включая электронный архив, является неотъемлемой её частью.

Возможности электронного хранилища SC:

• Структурированное хранение документов - иерархия документов выстраивается в соответствии с требованиями предприятия (по темам, подразделениям, датам). Документы распределяются по папкам. Таким образом, архив имеет иерархическую структуру, сформированную из папок с документами. Пользователи могут создавать, редактировать, копировать и удалять папки, в зависимости от прав доступа.
• Распределение прав доступа - права доступа к файлам распределены между сотрудниками. Электронный архив нуждается в надежном механизме защиты на различных уровнях, так как может содержать не только внутренние, но и внешние документы. Соответственно, руководители имеют гораздо больше прав доступа к документам архива, нежели рядовые сотрудники.
• Поиск документа - поддерживает поиск документов и задач по заданным критериям: полнотекстовый поиск, поиск по атрибутам документа и т. д.
• Масштабирование - система учитывает возможность создания крупных электронных архивов, в том числе возможность организации корпоративного архива электронных документов.
• Надёжность - электронный архив SC прошёл соответствующие тестовые проверки.

• Свести до минимума потери документов;
• Быстрый обмен документами с территориально отдалёнными филиалами, подразделениями;

• Исключить многократное копирование и дублирование документа, и как следствие экономия канцелярских расходов;

• Значительно сократить время на поиск необходимого документа;
• Организовать единую базу знаний компании с разграниченными правами доступа.