Само по себе внедрение системы управления корпоративным контентом (ECM) еще не является гарантией того, что работа пользователей с корпоративной информацией станет более эффективной. Причиной сохраняющегося в контенте беспорядка обычно является нежелание сотрудников работать во внедренной ECM-системе. Подобное нежелание может быть связано с рядом обстоятельств.

Так, одной из трудностей является обучение пользователей. При полноценном внедрении системы предполагается, что обучение сотрудников должен производить исполнитель. Однако в случае самостоятельного внедрения компании-заказчику приходится проводить такое обучение самостоятельно. И если этот процесс недостаточно контролируется руководством, то сотрудники могут отказаться осваивать новые для них виды работы. В конечном итоге, плохо организованный процесс обучения может стать причиной неэффективности бизнес-процессов компании и ее деятельности в целом, так как сотрудникам придется тратить рабочее время на действия, смысл и необходимость которых будут им просто непонятны.

Еще одной проблемой можно назвать специфику функционала ECM-системы, которая также влияет на отказ пользователей работать в системе. Во-первых, сама система должна быть понятной и удобной в использовании. Во-вторых, базовый набор функций должен иметь возможности электронной почты и совместной работы, позволяющие сформировать единое корпоративное информационное пространство.

Таким образом, использование компанией ECM-системы является важным условием для упорядочивания корпоративного контента, однако многое в этом вопросе зависит от удобства системы и эффективного обучения пользователей. Кроме того, наведение порядка в корпоративной информации является частью общего процесса автоматизации и стандартизации деятельности компании, обеспечиваемого также использованием систем других типов (СУДК, СЭД).