Стандартизация деятельности и переход к бизнес-процессам является одним из шагов на пути повышения эффективности компании, а значит и увеличения ее прибыльности. Однако со временем установившиеся бизнес-процессы могут потребовать корректировки, вследствие различных изменений (расширение рынка сбыта, появление новых конкурентов, создание филиалов). В этом случае бизнес-процессы необходимо оптимизировать.

Оптимизация должна проводиться поэтапно, и сначала необходимо определить ее цель. При этом не стоит забывать, что цель состоит в улучшении одного или нескольких бизнес-процессов, но не в том, чтобы сразу сделать компанию еще более прибыльной. Конкретный результат будет проще измерить и соотнести с другими достигнутыми показателями.

Далее нужно определить, какие именно бизнес-процессы необходимо оптимизировать. Для этого выявляется тот процесс, который оказывает наибольшее влияние на другие. Кроме этого должны быть определены критерии, в соответствии с которыми будут оцениваться результаты оптимизации. Этими критериями характеризуются такие показатели выполнения бизнес-процессов, как время, стоимость, качество и фрагментация. Так, например, показатели качества выполнения процесса зависят от его специфики и могут измеряться в количестве произведенной или реализованной продукции, принятых и выполненных заявок и т.д. Показатель фрагментарности означает, сколько сотрудников из различных подразделений принимают участие в выполнении процесса. О результативности бизнес-процесса свидетельствует низкое значение фрагментарности.

При проведении оптимизации всегда нужно помнить о том, что все бизнес-процессы взаимосвязаны, и улучшение одного из них может отрицательно повлиять  на выполнение другого. Таким образом, необходимо придерживаться баланса и не пытаться тратить на оптимизацию все имеющиеся ресурсы.