Различные варианты внедрения системы электронного документооборота отличаются друг от друга по срокам, стоимости, а также настройкой функционала внедряемой системы. Однако любой вариант внедрения всегда проходит в несколько этапов, имеющих свои особенности в зависимости от типа внедрения. Рассмотрим способы сокращения бюджета при внедрении СЭД.

На этапе исследования тех бизнес-процессов, которые предполагается автоматизировать, можно использовать GAP-анализ, направленный на выявление только тех требований заказчика, которые не могут быть выполнены при внедрении коробочной версии системы. Тем самым отпадает необходимость проводить более затратное комплексное исследование.

При настройке системы для сокращения бюджета следует минимизировать как изменения самой системы, так и объем данных для миграции. Также для обучения работе в системе стоит выделить отдельных специалистов и учесть возможность самообучения сотрудников. В дальнейшем целесообразно передать ответственность за обучение ключевым пользователям.

Стоит отметить, что экономия бюджета требует избирательного подхода на каждом этапе внедрения и не должна оказывать отрицательное влияние на эффективность всего процесса.