Успех внедрения системы электронного документооборота во многом зависит от правильного выбора самой СЭД. Внедряемая система должна соответствовать ключевым бизнес-процессам компании, которые планируется автоматизировать. И в случае неудачного выбора под угрозу может быть поставлена эффективность выполнения не только бизнес-процессов, но и деятельности предприятия в целом.

Предварительный этап предполагает реализацию условий, необходимых для внедрения. К ним относятся, во-первых, определение «бизнес-заказчика», отвечающего за внедрение, во-вторых, формализация бизнес-процессов, и, наконец, описание основных требований к функционалу системы.

Далее следует сформировать детальный список функциональных возможностей, которые соответствуют конкретному профилю деятельности компании и учитывают специфику ее отдельных аспектов. При этом стоит уделить внимание таким моментам, как, например, наличие CRM, права и полномочия пользователей, а также ознакомиться с уже реализованными проектами.

Немаловажным является вопрос о дальнейшем развитии системы и возможности ее самостоятельной доработки. Такая информация позволит определить бюджет проекта и затраты на дальнейшее обслуживание. Кроме того, учесть дополнительные издержки позволит понимание того, будет ли система масштабироваться и какова стоимость приобретения лицензий.

Таким образом, сформированный перечень вопросов даст возможность составить всестороннее понимание необходимых требований и желаемых опций внедряемой системы, соотнести их с предлагаемыми на рынке решениями и выбрать наиболее подходящее.