Системы электронного документооборота стали привычной практикой для государственных учреждений, а также многих крупных и средних предприятий, тем не менее интерес к СЭД продолжает расти. В связи с этим рассмотрим важные вопросы, которые интересуют руководителей компаний, ещё не столкнувшихся с автоматизацией.
1. Что?
Основополагающее понятие в СЭД — это, несомненно, документ. Он же является и единицей информации — все приказы, распоряжения и прочие поручения представляют собой конкретный документ, содержащий соответствующие сведения.
Система электронного документооборота позволяет вести привычные действия с документами – создавать хранить, обеспечивать движение документа в компании, контролировать выполнение бизнес-процессов, связанными непосредственно с документооборотом, а также вести историю действий каждого пользователя. Еще одно важное понятие в системе электронного документооборота — это карточка документа. Фактически карточка документа содержит в себе набор полей, необходимых для заполнения, содержащей более подробную информацию о каждом конкретном документе.
В свою очередь, хранилище документов или «электронный архив» в СЭД представляет собой базу данных, в которой хранится информация в виде карточек документов и непосредственно самих файлов. Также важно разделить такие понятия как делопроизводство и документооборот. Первое понятие можно определить как формальный набор требований к работе с документами. А документооборот – это непосредственно движение документа в компании на протяжении всего его жизненного цикла – создание, ознакомление, согласование, исполнение.
2. Зачем?
В каждой организации, где управление формализовано, существует необходимость перевода управленческих механизмов на систематизированную документационную основу. Как следствие, организуется документооборот. Если процесс документооборота оставить без управления и контроля в результате это приведет к множеству проблем. Обычно, в качестве решения, многие компании используют электронную почту для организации движения документов и размещают их в файловом обменнике компании, таким образом, пытаясь создать механизм хранения и поиска документов. Но эти меры способны помочь лишь до определенного времени. С увеличением количества и сложности задач, возникает потребность в более совершенном способе ведения документооборота, обеспечения своевременного взаимодействия сотрудников, а также контроля исполнения поручений.
В этом случае перед организациями стоит выбор: пытаться упразднить классический бумажный документооборот или внедрить систему электронного документооборота. Как правило, современные компании, делают выбор в пользу СЭД.
3. Каков результат?
Решая внедрить систему электронного документооборота, руководителя компании, прежде всего, интересует какой экономический эффект от использования такой системы он получит, так как этот проект, безусловно, подразумевает инвестиции и риски. В данном контексте, рассмотрим эффективность как результат, отнесенный к затратам. Исходя из определения, повышение эффективности достигается либо путем снижения затрат, либо за счет увеличения результата. Внедрение СЭД позволяет получить всё и сразу:
