По мере развития электронного документооборота в сфере бизнеса и государственных структурах все более активно используются электронные документы. Отсюда возникает необходимость в организации места хранения этих документов.

Электронный архив документов можно определить как часть системы электронного документооборота, которая обеспечивает структурированное хранение документов, либо специализированный программно-аппаратный комплекс, как правило, интегрированный с корпоративной информационной системой. Электронное хранилище предназначено для решения таких задач, как: быстрый и удобный поиск необходимых документов, отслеживание пути движения внутри организации различных нормативных актов и договоров, оптимизация делопроизводства и т. д. Этот механизм позволяет организовать хранение документации как централизованное, так и распределенное.

Необходимость использования электронного архива в крупных компаниях, где поток документов каждый день исчисляется в сотнях различных бумаг, пожалуй, очевидна. Ведь этот механизм способен не только упорядочить работу, но и значительно сэкономить время сотрудников. Однако, для небольших организаций электронный архив является не менее удачным решением хотя бы потому, что гарантировано позволит поддерживать все документы компании в порядке и в случае расширения организации, окажет колоссальную пользу.

Архив должен предоставлять возможность хранения, структурирования и быстрого поиска документов, созданных в рамках формальных процессов организации, разработанных в процессе коллективной работы, а также созданных сотрудниками в свободной форме. В большинстве современных системах электронного документооборота (СЭД), в той или иной мере, реализован электронный архив.

Рассуждая о его возможностях, следует выделить некие унифицированные функции:

• Структурированное хранение. Электронный архив прежде всего — это способ упорядоченного хранения и оперативного доступа к документам. Иерархия документов выстраивается в соответствии с требованиями предприятия (по темам, подразделениям, датам). Документы распределяются по папкам. Таким образом, архив имеет иерархическую структуру, сформированную из папок с документами. Пользователи могут создавать, редактировать, копировать и удалять папки, в зависимости от прав доступа.

• Распределение прав доступа. В зависимости от информации, содержащейся в документах и папках архива, права доступа к файлам распределены между сотрудниками. Электронный архив нуждается в надежном механизме защиты на различных уровнях, так как может содержать не только внутренние, но и внешние документы. Соответственно, руководители имеют гораздо больше прав доступа к документам архива, нежели рядовые сотрудники.

• Поисковые механизмы. Электронный архив должен поддерживать поиск документов и задач по заданным критериям. Это подразумевает полнотекстовый поиск, поиск по атрибутам документа и т. д.

• Надежность системы. Безусловно, система электронного документооборота (СЭД) должна быть надежной и стабильной. Электронный архив для подтверждения надежности проходит соответствующие тестовые проверки.

• Масштабирование. В системе должна учитываться возможность создания крупных электронных архивов, в том числе возможность организации корпоративного архива электронных документов.