SC — это система управления деятельностью компании и электронным документооборотом
Полный комплект инструментов для организации работы компании: задачи, процессы, онлайн-работа с документами и хранилище, электронный документооборот, CRM и многие другие.
Скачать презентацию  Скачать буклет Скачать руководство пользователя
Зачем нужно внедрение СЭД

В большинстве организаций внедрение системы автоматизации документооборота начинается с вполне логичного вопроса «Зачем это нам нужно?». Чтобы получить ответ на этот простой и, вместе с тем сложный вопрос, стоит оценить актуальность внедрения системы электронного документооборота, пользу для организации, а также кому и насколько это будет выгодно. Для того чтобы объективно оценить актуальность, рассмотрим предпосылки необходимости внедрения СЭД.

 1.      Непрерывно увеличивающийся объем бумажного документооборота

Постоянно возникает проблема потери документов, отсутствует четкое понимание обязанностей и распределения полномочий в работе с документами, отслеживание факта исполнения документа затруднительно, либо вовсе не возможно, связанные документы тяжело найти, отсутствует механизм быстрого и эффективного поиска документов.

 2.      Нет единого стандарт учета, хранения и работы с документами

Отсутствует унифицированный стандарт ведения документации в разных подразделениях и филиалах организации, что значительно затрудняет процесс передачи и согласования документов, увеличивает вероятность использования устаревших документов, а также их двойного учета.

 3.      Контроль исполнительской дисциплины оставляет желать лучшего

Отсутствует налаженный механизм контроля исполнения поручений, невозможно найти конкретного исполнителя и сроки исполнения поставленных задач.

 4.      Нет возможности объективно оценить загруженность персонала

Нет четкого распределения работы по структурным подразделениям, сбиваются сроки обработки документов сотрудниками, получение и поиск документа подразумевают «обход» сотрудником других подразделений. Оценивая выгоду внедрения СЭД для организации, в первую очередь, рассмотрим пользу для конечных групп пользователей.

Делопроизводители:

  • Уменьшение нагрузки на конечного пользователя за счет автоматизированного оформления документов;
  • Автоматизирован контроль исполнительской дисциплины;
  • Быстрый и удобный поиск необходимого документа;
  • Возможность отслеживать работу с документами (кем и когда документ  был получен, исполнен, на каком этапе согласования находится и т.п.);
  • Автоматическое формирование отчетности по различным видам документов;
  • Исключена потеря документа.

Управленческий аппарат:

  • Контроль исполнительской дисциплины;
  • Контроль занятости персонала;
  • Быстрый доступ к документам;
  • Получение отчетности о работе сотрудников;
  • Повышение управляемости бизнес-процессов за счет возможности регламентировать работу с документами;
  • Уменьшение затрат на расходные материалы, необходимые для ведения бумажного документооборота.

ИТ-отдел:

Структурные подразделения:

  • Своевременное получение и обработка документов, сокращение сроков их подготовки и исполнения;
  • Упрощение процесса согласования документов;
  • Обеспечение сохранности документов;
  • Управление большим количеством задач и поручений;
  • Организация электронного хранилища всей необходимой документации с возможностью удаленного доступа и быстрого поиска;
  • Возможность совместной работы над поставленными задачами и проектами, а также обсуждение социальных вопросов.
comments powered by Disqus
← Предыдущая новость
17.07.2014
Работа в задачах и приятные мелочи
Следующая новость →
06.08.2014
Обработка входящих документов в СЭД
Отдел продаж:
+7 (4722) 58-00-82
Техническая поддержка:
+7 (4722) 58-29-80
Россия, 308001, Белгородская обл., г. Белгород, 1-й Первомайский переулок, 1 а