Переход от бумажного документооборота к электронному является одним из распространенных способов оптимизации деятельности компании любого масштаба и направленности. И если до недавнего времени автоматизация документооборота была больше распространена в крупных компаниях, то к настоящему моменту внедрять системы электронного документооборота все чаще начинают компании среднего и малого бизнеса. В связи с этим выделим особенности СЭД, характерные для указанного сегмента бизнеса.
Так, в небольших компаниях предпочитают автоматизировать только ключевые бизнес-процессы, непосредственно влияющие на прибыль. Соответственно, СЭД в таком случае будет подбираться под решение конкретных задач, связанных в большей степени с документами коммерческой направленности, чем с канцелярской документацией. Кроме того, важную роль играет стоимость выбираемой системы и сопутствующего гарантийного обслуживания, которая может стать решающим фактором для компании с ограниченным бюджетом.
Что касается общих критериев выбора СЭД для рассматриваемого случая, то главным из них можно назвать простоту системы. Если ее интерфейс понятен, а функционал легко настроить, то сотрудники скорее всего смогут самостоятельно обучиться работе во внедряемой системе. Это позволит обойтись без специалистов по внедрению со стороны исполнителя, что снизит расходы компании-заказчика. Таким образом, для малого и среднего бизнеса предпочтительно самостоятельное внедрение, при котором как финансирование, так и участие вендора будут минимальными.
Среди других критериев – наличие мобильного приложения и совместимость СЭД с другими корпоративными системами. Данные возможности обеспечат более удобную работу с системой электронного документооборота и позволят эффективно интегрировать ее в ИТ-инфраструктуру компании.
