Очевидно, что основная задача при внедрении СЭД или ECM-системы состоит в том, чтобы выполнить требования заказчика. Главной трудностью при этом является необходимость учесть, с одной стороны, особенности оптимизируемых бизнес-процессов и, с другой стороны, специфику внедряемой системы. В зависимости от того, чему отдается большее предпочтение, внедрение может быть ориентировано либо на изменение процессов в компании, либо на модификацию «коробочного» продукта. Соответственно, перед тем, как начать внедрение, необходимо определить, какое из этих двух решений более оптимально.

Сделать правильный выбор можно только на основании данных об имеющемся и желаемом, то есть о том, каковы бизнес-процессы в компании и что собой представляет внедряемый продукт. Другими словами, нужно выявить отклонения от желаемого состояния и определить те меры, которые необходимы для его достижения. В рассматриваемом случае этим занимается специальная рабочая группа, составляющая перечень требований заказчика и анализирующая реальное состояние бизнес-процессов. Исходя из полученной информации создается проект внедрения.

Далее можно выделить несколько этапов внедрения, взаимосвязанных друг с другом. Во-первых, функционал СЭД или системы управления деятельностью компании настраивается таким образом, чтобы он соответствовал наиболее важным и критичным бизнес-процессам компании. Затем проводится оптимизация самих бизнес-процессов, которые должны быть унифицированы и автоматизированы. Последний этап – учет невыполненных пожеланий заказчика, имеющих второстепенное значение и некритичных для деятельности компании в целом. Такие пожелания будут реализовываться при дальнейшем развитии системы. Таким образом, при рассматриваемом подходе к внедрению СЭД/ECM все требования заказчика оказываются учтены, а функционал внедряемой системы и бизнес-процессы адаптированы друг под друга.