Данные отраслевой аналитики показывают, что внедрение системы электронного документооборота (СЭД) является важным условием эффективной деятельности современной компании. Использование СЭД позволяет рационально организовать работу сотрудников и оптимизировать документооборот, тем самым давая возможность получать соответствующие выгоды в ведении бизнеса. Такие выгоды могут быть как тактическими, так и стратегическими.

К тактическим выгодам можно отнести снижение затрат, связанных с использованием бумажной документации, дополнительного оборудования и персонала. Переход к электронному документообороту предполагает существенное сокращение подобных расходов. Стратегические выгоды от внедрения СЭД определяются увеличением результативности деятельности организации. Такие преимущества связаны с рядом факторов. При работе в СЭД лучше защищена информация, так как она доступна только зарегистрированному пользователю, а также повышается её сохранность. Кроме того, применение системы электронного документооборота делает возможной автоматизацию как отдельных операций, так и бизнес-процесса в целом.

Автоматизация документооборота повышает производительность труда сотрудников, освобождая их время для выполнения более важных задач. В свою очередь, руководители получают эффективные средства контроля исполнительской дисциплины и анализа деятельности подчинённых. Применение системы электронного документооборота позволяет увеличивать трудовые показатели на 20-25%, что говорит о больших преимуществах СЭД по сравнению с традиционными формами документооборота, не использующими современные технологии.