Существует несколько основных подходов к внедрению системы электронного документооборота, и выбор одного из них зависит от конкретных обстоятельств. Рассмотрим особенности наиболее распространенных вариантов внедрения СЭД.

Максимальное внедрение

При данном подходе основную работу по внедрению проводит исполнитель. При этом до начала работ составляется подробный план, в соответствии с которым выполняются все последующие мероприятия. Также изначально определяются требования к конечному результату. Такой способ можно назвать традиционным, и подходит он для компаний с такими бизнес-процессами, в которых участвует большое количество пользователей, допускающие незначительные модификации в процессе внедрения.

Итерационное внедрение

Как и при максимальном внедрении, данный вариант также подразумевает основное участие исполнителя. Отличие состоит в том, что при таком подходе процесс внедрения осуществляется итерациями, то есть законченными циклами. Результат, получаемый после каждого цикла работ, влияет на дальнейшую реализацию внедрения. Это позволяет исполнителю быстрее адаптировать систему под бизнес-процессы заказчика, а ему, в свою очередь, скорректировать свои требования.  

Сокращенное внедрение

Такой подход совмещает элементы максимального и итерационного внедрения. Подразумевается разработка поэтапного плана, однако в ходе его выполнения отдельные этапы могут быть пропущены, в зависимости от промежуточных результатов. Существенная переработка функционала системы при этом не предполагается. Вариант предпочтителен для автоматизации бизнес-процессов с небольшим количеством пользователей (до 200).

Поддержка внедрения

Функции исполнителя в данном случае сводятся к консультированию заказчика и общей организации процесса внедрения. Непосредственно само внедрение осуществляется заказчиком, который и отвечает за конечный результат.  Очевидным преимуществом такого подхода являются небольшие финансовые затраты на его реализацию. 

Самостоятельное внедрение

Исполнитель принимает минимальное участие: проводит обучение ИТ-специалистов компании заказчика, а также первоначальную настройку системы. Помимо небольшого бюджета, требующегося для самостоятельного внедрения, этот вариант требует наличия у заказчика команды специалистов по внедрению и не подразумевает дополнительной модификации функционала системы.

Каждый из перечисленных подходов имеет свои достоинства, но и связан с определенными рисками. Предотвратить их можно, предварительно проанализировав цели внедрения СЭД и имеющиеся возможности заказчика и исполнителя. Взвешенная оценка данных факторов позволит выбрать наиболее оптимальный вариант внедрения.