Эффективное управление корпоративным контентом является важной составляющей  успешной деятельности компании. Внутренним пользователям организации, в зависимости от специализации и занимаемых должностей, должен быть обеспечен доступ к корпоративной информации. Поскольку такая форма контента является неструктурированной, то существует опасность возникновения информационного хаоса. Электронные документы и файлы различных форматов, при отсутствии единой системы управления, могут быть продублированы, неверно отредактированы или удалены без согласования других пользователей. Это может привести к ошибкам в деятельности сотрудников, а в случае утери или несанкционированного изменения важных документов – даже к нарушению функционирования бизнес-процессов компании.

Эту проблему позволяет решить функционал систем управления корпоративным контентом (ECM). С помощью ECM-систем можно разграничить права доступа к различным документам, что помогает организовать работу пользователей в соответствии с выполняемыми ими задачами и занимаемым должностным положением. Еще одна возможность – поиск необходимых документов и файлов по заданным параметрам и атрибутам, позволяющий быстро найти нужную информацию. Также в ЕСМ-системах есть функция дедупликации данных, благодаря которой можно обнаружить лишние копии документов и либо заменить их ссылкой на оригинал, либо удалить. Тем самым решается две проблемы: во-первых, экономии места в хранилище (особенно в случае файлов мультимедиа), во-вторых, информационной безопасности (возможно отследить все конфиденциальные документы).

Само внедрение ЕСМ является одним из этапов оптимизации работы с корпоративной информацией, так как использование системы может потребовать ее дальнейшего развития с учетом специфики бизнес-процессов организации.