При внедрении автоматизированной системы значительное количество времени требуется для разработки проектной документации. Причем основную часть этого времени занимает не столько составление самих технических документов, сколько процесс их последующего согласования. Неоднократное внесение стилистических правок и постоянная корректировка незначительных терминов могут существенно замедлить процесс внедрения и тем самым поставить под сомнение необходимость всего проекта в целом.   

С другой стороны, отказ от составления подробной документации и ее сведение только к описанию концепции бизнес-процессов может еще больше усложнить внедрение системы. Отсутствие предварительной договоренности об отдельных нюансах функционала системы может спровоцировать вопросы со стороны заказчика, имевшего иное представление о том, как должна работать внедряемая система. В результате исполнителю придется проводить дополнительную модификацию, не предусматривавшуюся первоначальным договором, что может вызвать разногласия между заказчиком и исполнителем по вопросу оплаты подобных работ.

При оптимальном подходе к составлению проектной документации необходимо стремиться к детальному описанию функционала системы и при этом избегать рассмотрения несущественных формальных моментов, касающихся стилистики, отдельных формулировок или терминологии. В связи с этим все рабочие термины должны быть согласованы заранее и не подвергаться изменению в дальнейшем. Кроме того, в содержание проектных документов нежелательно включать разделы, которые не понадобятся пользователям заказчика (технические настройки, тест-кейсы). В целом, чем точнее составлены такие документы, тем проще и эффективнее происходит освоение системы после завершения процесса внедрения, когда специалисты исполнителя уже не будут взаимодействовать с заказчиком.