К настоящему моменту все больше компаний используют СЭД/ECM-системы, и электронный документооборот становится все более распространенным. Вместе с тем, появляются и противники СЭД, утверждающие, что системы этого класса уже не нужны, и выполнив свою основную задачу – избавив компании от бумажной документации, они могут уступить место более универсальным системам. Так действительно ли стоит избавляться от СЭД?

Сторонники систем электронного документооборота считают, что СЭД не просто воспроизводят всю ту же документацию в электронной форме, но могут помочь обнаружить проблемы в управлении и справиться с ними. Так, СЭД отвечает за определенные уровни управления, связанные с обработкой и хранением документации, и соответственно занимает свою нишу в информационной инфраструктуре предприятия.

По мнению противников СЭД, использование таких систем может привести к смешению различных бизнес-процессов. Например, согласование документа в СЭД можно рассматривать как объединение нескольких процессов, таких как создание и подтверждение документа. В результате оказывается, что подготовка даже электронного документа занимает достаточно много времени.

Оптимальным решением можно считать применение в инфраструктуре одной компании нескольких систем, ориентированных на выполнение различных задач. При этом системы должны быть интегрированы друг с другом и отвечать за управление теми бизнес-процессами, которые соответствуют специфике этих систем.