При выборе системы электронного документооборота заказчику важна не только функциональность системы, но также ее соответствие юридическим нормам и программе импортозамещения. При этом предпочтение отдается либо отечественным разработкам, либо системам, базирующимся на свободном программном обеспечении (СПО). Рассмотрим особенности такого подхода.

Так как архитектура подобных СЭД/ЕСМ-систем зачастую является многослойной, то существует возможность использовать несколько решений для различных уровней. Так, нижний уровень может быть образован базовыми сервисами, включающими функцию управления документами и обеспечивающим безопасность всей системы. Второй уровень предполагает наличие прикладных сервисов и инструментов (например, электронной подписи). Далее, функции управления бизнесом располагаются на третьем уровне, и к ним можно отнести непосредственно саму СЭД, а также электронный архив.

Подобное распределение функционала на разных уровнях системы позволяет взаимодействовать с несколькими разработчиками, и в случае, если сотрудничество с одним из них будет прекращено, это не окажет серьезного влияния на работоспособность системы. При этом базовый уровень остается неизменным, а пользовательские настройки может доработать сам заказчик.

Таким образом, СЭД/ЕСМ-системы, базирующиеся на СПО и использующие открытый исходный код, имеют большее преимущество. Наличие собственной платформы позволяет использовать как проприетарные решения, так и Open Source-ресурсы. Последующее развитие и обновление системы может производиться заказчиком самостоятельно, с учетом используемого программного обеспечения.