Основу деятельности любой организации составляет такой тип документов как договор. Именно договоры сопровождают любые виды сделок.
Но прежде чем договор будет подписан клиентом, он должен пройти процесс согласования внутри организации. И как показывает практика, именно на этом этапе тратится большая часть временных ресурсов и значительно увеличиваются риски. Процесс согласования может быть затянут или отложен в связи с сильной загруженностью сотрудников, оригинал документа может быть испорчен или потерян в процессе передачи, невозможно однозначно определить на каком основании внесены какие-либо изменения. Помимо того, сотрудники вынуждены собирать подписи и отслеживать местоположение документа, затрачивая время, предназначенное для выполнения основной работы.
Как система автоматизации документооборота способна помочь в согласовании договоров?
При согласовании договоров в СЭД сотрудники избавлены от необходимости собирать подписи «вручную», ожидать появления на рабочем месте согласующего лица, делать рассылку документов по электронной почте.
В системах электронного документооборота все договоры создаются в электронном виде, что обеспечивает быстрый и удобный поиск, и исключает возможность потери или повреждения документа. Также большинство СЭД поддерживает функцию версионного контроля, предоставляет возможность отслеживания изменений в документе.
Все договоры хранятся в электронном архиве, работа с ними осуществляется в зависимости от прав доступа сотрудника, что обеспечивает довольно высокий уровень безопасности при работе с документами.
К тому же процесс согласования документа в электронном виде проходит значительно быстрее в силу того, что все ответственные лица могут рассматривать документ одновременно.
Основные преимущества автоматизации договорной деятельности при помощи СЭД - это:
Таким образом, улучшается имидж компании, а эффективность работы с договорами значительно повышается за счет ускорения согласования, оперативного сбора и исправления замечаний, снижения риска недоработок и ошибок.
