Внедрение системы электронного документооборота в организацию не всегда происходит так, как было запланировано изначально. Специалисты, занимающиеся внедрением, да и само руководство компании сталкиваются с различными проблемами и страхами, мешающими успешному внедрению. На первый взгляд, преимущества работы в системе электронного документооборота очевидны для всех, тем более, для сотрудников, ежедневно сталкивающихся с большим объемом документов и поручений, но, как ни странно, именно они становятся главными противниками нововведений. Рассмотрим основные проблемы, препятствующие внедрению СЭД и способы их решения.

1. Пользователи боятся/не хотят работать в системе.

 Эта тенденция прослеживается в компаниях, где уровень компьютерной подготовки сотрудников оставляет желать лучшего, а внедрение СЭД навязано сверху. Сотрудники не доверяют новой системе и не хотят учиться работе в ней. Им трудно представить, зачем нужна СЭД, когда текстовый редактор и электронная почта вполне способны удовлетворить их потребности. «Староверы» делопроизводства искренне полагают, что распечатать документы, ждать согласования по всем инстанциям в течение нескольких дней, собирать подписи вручную и сканировать кипу бумаг им действительно намного проще. Для этой категории пользователей, решение руководителя о внедрении системы электронного документооборота представляется нелогичным — зачем решать проблемы, которых нет?

 Из этой ситуации есть один простой и логичный выход — регламент. Прежде чем внедрять систему, руководству компании следует издать приказ о внедрении СЭД и доступно объяснить сотрудникам, чем обосновано это решение, каковы предпосылки, задачи, плюсы внедрения и ответственность за несоблюдение регламента. Это поможет сделать работу в системе электронного документооборота частью трудовой дисциплины, обязательной к исполнению, а небесполезной тратой времени и средств.

2. Боязнь тотального контроля.

Многим сотрудникам новая информационная система представляется механизмом точных и бескомпромиссных оценок качества их работы. Ведь с ее помощью для руководителя станут прозрачны все задачи, появится возможность отследить ключевые показатели эффективности, просмотреть каждый документ, запросить отчет.

Чтобы решить эту проблему достаточно донести до сотрудника мысль, что СЭД может стать не только элементом контроля, но и инструментом, который поможет защитить собственные интересы и облегчить работу. Руководитель будет иметь реальное представление о нагрузке сотрудников, как следствие, рационально ее распределять, при необходимости назначать помощников.

3. Выявление организационных промахов.

Одна из самых распространенных проблем при внедрении СЭД — недочеты и пробелы в имеющихся регламентах по работе с документами, отсутствие утвержденных шаблонов документов и подобные организационные промахи.

Проблема распространенная, непростая, но решаемая. На подготовительном этапе придется проделать тяжелую работу и исправить все недочеты корпоративной культуры работы с документами, зато впоследствии будет налажена удобная и надежная система документооборота, которая станет гарантом исполнения установленных регламентов.

4. Отдельных пользователей устраивает СЭД, имеющаяся в компании.

Реализуя проект обновления устаревшей, либо не подходящей СЭД, специалисты сталкиваются с особым типом трудностей. Часть сотрудников организации не устраивает нынешняя СЭД по тем или иным параметрам и они поддерживают инициативу внедрения нового продукта, в том числе, высказывая свои пожелания, нужды и конструктивные замечания. Но остальных сотрудников нынешняя СЭД полностью устраивает и они не видят смысла ее заменять. Они всеми силами препятствуют внедрению новой системы электронного документооборота.

Выходом из этой ситуации может стать проведение публичной презентации для сотрудников, в рамках которой можно обратиться к администраторам системы с просьбой рассказать о проблемах, скрытых от глаз конечных пользователей и впоследствии устроить дискуссию на тему сравнения старого и нового продукта. Сотрудников, решительно противящихся новой системе, необходимо попытаться сделать своими помощниками, активно интересоваться их мнением, учитывать пожелания и рекомендации, разъяснять этому типу пользователей всевозможные тонкости и преимущества системы.