Работа с входящими документами – процесс знакомый каждой организации. Чтобы этот важный процесс не превратился в проблему, рассмотрим, каким же образом его можно автоматизировать.

В большинстве случаев обработка входящей документации разделена на три этапа:

• Регистрация документа

• Отправка на исполнение

• Перевод документа в хранилище

Приемом и распределением входящей документации в большинстве организаций занимается секретарь, либо работник отдела канцелярии. В случае когда обработка входящих документов осуществляется «вручную», велик риск возникновения ошибок, потери документов, отправки не тому сотруднику. Рабочее место секретаря превращается в «архив».

Работа с входящей документацией в системе электронного документооборота так же подразумевает наличие сотрудника, занимающегося регистрацией входящих документов, но имеет свои особенности.

В СЭД ведется регистрация всех видов входящих документов в электронной форме. Для каждого типа документов существует, либо настраивается карточка документа, документам присваивается идентификатор, позволяющий осуществлять быстрый поиск, также возможно настроить справочники, для быстрой подстановки типовых данных. Сами документы приложены к карточке документа в качестве вложенных файлов.

После регистрации документ попадает на рассмотрение к руководителю или к конкретному сотруднику, в зависимости от необходимости. В системе ведется история действий пользователей, можно отследить любые изменения в работе с документом. В ходе рассмотрения на документ накладывается резолюция и в зависимости от принятого решения осуществляются дальнейшие действия, например, передача на исполнение сотруднику, отправка на ознакомление группе сотрудников, отклонение документа и т.д. После прохождения всего жизненного цикла документа задача закрывается, и документ отправляется в архив.

Такой вариант работы с входящей документацией позволяет отслеживать историю действий пользователей с входящим документом, вести обсуждение и оставлять комментарии, просматривать исходный документ в электронном виде, автоматически формировать связанные исходящие документы и т.д.

Работа с входящей документацией в системе электронного документооборота имеет ряд преимуществ:

• Стандартизирована обработка документов, централизованный подход;

• Процесс обработки автоматизирован;

• Ведется история работы с документацией;

• Все документы сохраняются в электронной форме;

• Упрощен процесс поиска необходимого документа;

• Возможно настроить обработку документов в соответствии с требованиями конкретной организации;

• Создание связанных задач и документов с автоматическим добавлением данных.