Ежедневно организации сталкиваются с необходимостью обработки множества документов как внешних, так и внутренних. Когда встаёт вопрос об автоматизации документооборота, то, как правило, речь идёт о согласовании договоров, либо регистрации исходящих писем и т.д. Но и о работе с внутренними документами забывать не стоит.
В организации взаимодействие различных структурных подразделений и сотрудников должно быть формализовано определённым образом и в качестве одного из способов формализации выступают внутренние документы. Как правило, движение документов внутри организации осуществляется при помощи электронной почты, либо бумажного документооборота, но эти способы зачастую ненадёжны и подразумевают определённые временные затраты. В связи с этим в организации могут возникнуть такие проблемы, как:
Чем способно помочь внедрение СЭД в работе с внутренней документацией?
В системе электронного документооборота можно настроить любой необходимый тип внутренних документов, руководители могут оперативно вынести резолюцию, которая будет однозначно зафиксирована в системе, а также задачи, связанные с документом обеспечивают, что он будет обработан и исполнен.
Как же организована работа с внутренними документами в СЭД?
1. Создание документа - любой сотрудник может создать необходимый документ и отправить его руководителю. И документ будет сразу отправлен для получения резолюции.
2. Резолюция к документу - руководитель рассматривает документ, а затем выносит решение, например, отправляет на исполнение, либо на доработку и т.д.
3. Исполнение документа - в том случае, если документ был отправлен на исполнение, то по нему автоматически создаются задачи, позволяющие осуществлять контроль исполнения этого документа.
Автоматизация работы с внутренними документами позволяет:
Таким образом, это решение поможет организовать налаженный внутренний обмен документами и повысить качество внутренних рабочих процессов.
Для тестирования этой и многих других возможностей, попробуйте демо-версию Synergy Center.
