Абсолютно в любой организации есть обособленный тип документации – это распорядительные документы. Они представляют собой документы, оформляющие и закрепляющие решения руководителей, позволяющие эффективно управлять организацией.

Во многих организациях работу с распорядительными документами не так уж просто организовать в силу того, что в компании возможно не один сотрудник, наделенный полномочиями выпуска распорядительных документов, помимо этого может быть назначено несколько исполнителей, занимающихся подготовкой этой документации. Это приводит к ряду проблем, таких как:

• затягивание сроков подготовки проекта документов;
• несоответствие документа внутрикорпоративным стандартам;
• отсутствие налаженного механизма согласования распорядительных документов и контроля их исполнения;
• отсутствие возможности ознакомить всех сотрудников организации с приказом или распоряжением;

В решении выше обозначенных проблем способно помочь использование системы электронного документооборота. Внедрение такой системы позволит значительно ускорить подготовку, выпуск, согласование распорядительных документов. Помимо этого, СЭД позволяет структурировать документацию нужным образом и обеспечить удобный и надежный механизм хранения документов. Еще одной полезной особенностью работы с распорядительной документацией в СЭД является возможность отслеживать актуальность документов благодаря тому, что большинство современных систем поддерживают версионность документов. Используя механизмы создания и постановки задач (распоряжений, поручений), руководитель сможет осуществлять контроль исполнительской дисциплины и как следствие, оперативно реагировать.

Автоматизация позволит:

• сократить трудозатраты на подготовку, организацию выпуска и утверждение документов;
• ускорить согласование без внесения корректировок в существующий регламент процесса согласования;
• организовать структурированное хранилище актуальных распорядительных документов, обеспечивая при этом доступ к предыдущим версиям;
• повысить исполнительскую дисциплину по приказам и распоряжениям.

Преимущества работы с распорядительными документами в СЭД:

• документация находится в электронном хранилище, она всегда доступна для работы;
• документы быстро проходят процесс согласования, доработки, а затем утверждаются;
• утвержденный приказ и/или распоряжение можно отправить на ознакомление сразу всем сотрудникам;
• для руководителя становится возможным контролировать исполнение документов.