Современные ECM или системы электронного документооборота и управления деятельностью компании позиционируют себя, как системы поддерживающие механизмы docflow и workflow. Проще говоря, предлагают «автоматизацию делопроизводства» и «автоматизацию деятельности компании». Производители систем управления деятельностью организации чаще всего предлагают эти механизмы как отдельные решения, при этом, вполне взаимозаменяемые. Для того чтобы понять насколько удобно и выгодно это для организации, рассмотрим оба варианта.
В широком смысле, docflow-система – это информационная система, функционал которой позволяет осуществлять хранение, поиск и маршрутизацию документов. Подавляющее большинство СЭД ограничиваются исключительно этим функционалом.
В свою очередь, workflow-система обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов организации, при которой информация передается между сотрудниками в соответствии с заранее заданным маршрутом. По сути, workflow – это механизм, позволяющий эффективно организовать работу с поручениями согласно набору определенных правил.
Разница между системами очевидна, поэтому заявления об их полной взаимозаменяемости сомнительны. Можно пытаться реализовать workflow в docflow-системах путем создания документа и маршрутизировав его необходимым образом, либо, наоборот, в workflow-системах создавать задачи, бесконечно прикрепляя к ним текстовые документы. Но эти «костыльные» методы не только неудобны, но и впоследствии могут привести к неприятным последствиям, таким как потеря важных документов, затягивание сроков выполнения проекта, отсутствие возможности найти конкретных исполнителей и т.д.
Это наводит нас на мысль, что комплексная автоматизация, т.е. система электронного документооборота и управления деятельностью компании гораздо удобнее, практичнее и, главное, выгоднее. Под комплексной автоматизацией в данном случае подразумевается возможность системы удобно создавать, редактировать, отправлять по маршруту документы, при этом позволяя оставлять комментарии и резолюции, описывать действия, которые необходимо выполнить конкретному участнику процесса. Либо в системе имеется развитый механизм работы с задачами, контроля исполнительской дисциплины, но вместе с тем есть возможность полноценной работы с документами, проходящими свой жизненный цикл вместе или параллельно с поручениями.
Говоря о конкретных решениях, охватывающих управление бизнес-процессами и автоматизацию документооборота, стоит обратить внимание на систему управления деятельностью компании SC. Этот программный продукт предназначен для решения таких задач, как: эффективный контроль исполнительской дисциплины, организация совместной работы над проектами и задачами, автоматизация делопроизводства и ведение электронного архива. Он в полной мере поддерживает как workflow, так и docflow функции.
