Открытость

В любой системе электронного документооборота предусмотрена возможность расширения функционала системы и его улучшения. В основе такой возможности лежит модульный принцип, позволяющий системе электронного документооборота (СЭД) взаимодействовать с приложениями, разработанными сторонними производителями ПО.

Хранение документов

Хранение документов в СЭД организовано по иерархическому принципу. При этом один документ может находиться в разных папках или полках. Каждому документы присваиваются атрибуты (название, автор и т.д.), которые заносятся в связанную с документом карточку. Карточки и сами файлы документов могут храниться в различных базах данных.

Маршрутизация документов

Существует два типа маршрутизации документов в СЭД. Маршрутизация может быть либо «свободной», либо «жесткой». «Свободная» маршрутизация позволяет любому пользователю СЭД менять или задавать другой маршрут для документа. «Жесткая» маршрутизация не дает пользователю такой возможности, так как в этом случае уже заданные маршруты изменить нельзя.

Разграничение прав доступа

Возможность работы с документом определяется наличием у конкретного пользователя прав доступа. К ним относятся право создавать, редактировать, удалять, читать документ, а также комбинировать различные виды доступа.

Среди других ключевых свойств СЭД стоит назвать возможность отслеживать версии и подверсии каждого документа, наличие инструмента для просмотра документа разных форматов.