При внедрении системы электронного документооборота организации сталкиваются с рядом трудностей. Можно выделить три группы таких проблем:

• Организационные. Имеют отношение к человеческому фактору. Их источник – слабая подготовленность сотрудников, приводящая к возникновению ошибок при работе с электронным документооборотом, и в итоге – к снижению эффективности системы как таковой. Сюда же можно отнести нежелание и инертность работников, с которыми приходится сталкиваться при внедрении СЭД.

• Экономические. Использование системы документооборота требует определенных финансовых затрат, на которые руководство не всегда готово согласиться, принимая решение о внедрении той или иной СЭД. Кроме того, на окупаемость понесенных затрат может потребоваться достаточно времени, в результате чего экономическая выгода от автоматизации документооборота кажется не такой очевидной. Это тоже отрицательно сказывается на привлекательности СЭД для руководства организации.

• Технические. Важное условие при внедрении СЭД – совместимость с имеющимися на предприятии системами. Автоматизация бизнес-процесса предполагает интеграцию с различными информационными системами, поэтому все они должны быть включены в единую инфраструктуру, использованию которой не должны мешать технические трудности.  

Перечисленные проблемы вполне разрешимы. Чтобы справиться с организационными трудностями, руководству компании, внедряющей СЭД, необходимо сформировать программу внедрения и спланировать, в какой последовательности будут проводиться мероприятия по реализации этой программы. Особое внимание стоит уделить обучению сотрудников, причем акцент при этом ставить на рассмотрение типовых ситуаций, в целях экономии рабочего времени и повышения эффективности обучения. Также руководству (или назначенной инициативной группе) нужно в наглядном виде показать, в чем заключаются реальные достоинства внедряемой системы, чтобы заинтересовать и мотивировать работников.

В целях снижения экономических расходов, для организации оптимальней использовать уже имеющуюся на рынке СЭД, чем создавать свою собственную систему с нуля. Это избавит и от дополнительных трат на разработку, и от длительного ожидания результата. Оптимизировать финансовые расходы помогает реализация пилотного проекта, рассчитанного на небольшую группу сотрудников. Если в ходе реализации проекта не будут достигнуты поставленные ранее цели, то предприятию целесообразно отказаться от внедрения СЭД.

Для решения возможных технических проблем, при выборе и внедрении системы электронного документооборота целесообразно ориентироваться на уже имеющееся в организации ПО и автоматизированные системы. Это не только позволит избежать проблем технической совместимости СЭД и элементов информационной инфраструктуры предприятия, но и поможет сотрудникам быстрее адаптироваться к работе с электронным документооборотом и освоить функционал системы.