Значительная часть существующих методик описания бизнес-процессов ориентированы на применение в конкретной, достаточно узкой сфере (например, для автоматизации какого-либо одного процесса). Соответственно, популяризация и использование этих методик могут не всегда соответствовать реальным потребностям компании и особенностям ее бизнес-процессов.
Более действенным можно считать способ описания процессов, совмещающий несколько существующих подходов, в зависимости от конкретной цели такого описания. В целом, описание бизнес-процесса необходимо для выполнения целого ряда задач. Основные из них – это повышение качества продукции и производительности компании, так как грамотно описанный процесс позволяет более наглядно представить структуру деятельности компании и в дальнейшем ее оптимизировать. Другая важная задача – составление инструкций на основе имеющихся описаний, позволяющих быстрее адаптировать нового сотрудника либо автоматизировать уже налаженный бизнес-процесс.
Рассмотрим один из возможных вариантов описания бизнес-процессов. Сначала процесс необходимо точно определить, соотнеся с имеющимися классификациями (например, международный стандарт ISO 9000). Это позволит избежать ошибок в дальнейшем описании и сделать его более корректным. Следующий шаг – структурирование процесса. Для этого нужно выделить отдельные этапы и представить их в виде нумерованного списка. Здесь может помочь методика МЕСЕ (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive, «взаимно исключающие, совместно исчерпывающие»).
Суть методики состоит в том, чтобы выделить как можно меньшее количество пунктов в описании, при этом описание должно быть исчерпывающим. Пункты не должны дублировать друг друга или относиться к одному этапу процесса (то есть должны быть «взаимно исключающими»). Вместе с тем, они должны полностью описывать процесс в кратких и емких формулировках (то есть быть «совместно исчерпывающими»). Предпочтительно составлять списки, включающие от 2х до 5и основных пунктов. Также допускается использование подпунктов, но их не должно быть много (не более 2х). Еще важно уделить внимание последовательности пунктов, так как она должна отражать реальную последовательность этапов бизнес-процесса.
Представленная методика ориентирована в большей степени на решение определенных задач в рамках какого-либо процесса, так как помогает выделить отдельные шаги и операции. Кроме того, на основе полученного с ее помощью описания можно составить инструкцию. С другой стороны, такое описание может быть недостаточно наглядным, поскольку не предполагает графического изображения процесса, что затрудняет его использование для обучения новых сотрудников.
