Вопрос о необходимости автоматизации бизнеса рано или поздно встает перед любой компанией. Одним из основных критериев, позволяющих определить, в какой момент стоит начинать автоматизацию бизнес-процессов, является увеличение штата сотрудников. Большее количество сотрудников можно рассматривать как следствие расширения сферы деятельности компании, что связано также с усложнением  ее структуры и возникновением новых процессов.

Масштаб компании – важный, но не единственный фактор. Даже небольшие фирмы, штат которых может не превышать 10 человек, используют различные ИТ-решения для оптимизации или автоматизации тех или иных процессов. Однако применяемые в таких случаях решения часто бывают «самописными», то есть разработанными ИТ-специалистами самой компании. С другой стороны, в случае малой фирмы речь не идет о полноценной СЭД/ECM-системе, так как компании такого масштаба не нужно согласовывать деятельность различных отделов.

Подобные трудности возникают в компаниях среднего масштаба, со штатом от 50 до 200 человек. Такие компании обычно имеют несколько отделов, что может вызывать ряд проблем. Во-первых, в зависимости от типа решаемых задач и количества сотрудников, деятельность отделов может быть по-разному автоматизирована. Во-вторых, между отделами в любом случае происходит взаимодействие, и важно организовать его, разграничивая доступ к тем или иным документам. Для решения этих проблем нужна система управления деятельностью компании (СУДК), позволяющая создать единое информационное пространство и стандартизировать процессы автоматизации бизнеса.

В крупных компаниях СЭД или СУДК является ядром общей ИТ-инфраструктуры предприятия. В развитии такой системы может напрямую участвовать внедряющий вендор, с которым компания-заказчик выстраивает долговременное сотрудничество. При этом особое внимание уделяется вопросу масштабируемости системы, а количество автоматизированных процессов является наибольшим по сравнению с компаниями меньшего масштаба.