Одним из возможных вариантов автоматизации бизнес-процессов компании является самостоятельное внедрение системы электронного документооборота. Мотивацией для выбора такого варианта обычно является небольшой бюджет, выделенный на внедрение системы. Однако в данном случае экономия – это не цель, а средство, повышающее эффективность и успешность автоматизации бизнеса.

Достаточно важным фактором для любого варианта внедрения СЭД является заинтересованность и поддержка руководства компании. Именно применение руководством административного ресурса позволяет задействовать в процессе внедрения необходимых сотрудников, а также обеспечить лояльность и содействие всего коллектива.

Участие руководства также необходимо на этапе проектирования. Поскольку самостоятельное внедрение не предполагает существенного изменения функционала внедряемой СЭД и ориентировано на использование коробочной версии системы, то может потребоваться перестройка бизнес-процессов самой компании (чтобы они соответствовали предлагаемым системой возможностям автоматизации). Управление этим процессом, предполагающим и возможную трансформацию структуры компании, должно организовываться и контролироваться ее руководством.

Однако без активного участия самих пользователей, то есть сотрудников компании, процесс внедрения СЭД может оказаться безуспешным. В конечном итоге, согласие и желание рядовых пользователей работать в системе должны обеспечить ее полноценное функционирование. Так как предполагается реализация стандартного функционала СЭД и минимальное участие интегратора, то освоение системы и обучение сотрудников должны производиться силами самой компании. При этом наиболее компетентные пользователи могут отвечать за дальнейшее развитие системы.

Рассмотренный вариант внедрения подходит для небольших компаний с еще не сформировавшимися традициями делопроизводства, так как в них процесс адаптации сотрудников к новой форме документооборота затруднен не так сильно, как в крупных компаниях с жестко регламентированными бизнес-процессами.