Эффективность деятельности компании может снижаться по разным причинам. Одна из них – работа с бумажной документацией, существенно замедляющая выполнение бизнес-процессов. Так, на подготовку одного бумажного документа может уйти несколько недель. При этом необходимая информация (например, образец договора) может быть утеряна, и в следующий раз для ее восстановления придется тратить столько же времени. Избежать подобных задержек поможет переход к электронной корпоративной системе.

Использование СЭД/ECM-системы значительно ускоряет выполнение бизнес-процессов компании. С электронным документооборотом подготовка и согласование документации занимает всего несколько дней. Кроме того, все необходимые данные (форма договора, информация о контрагентах) сохраняются в электронном хранилище. Помимо этих преимуществ система электронного документооборота позволяет руководителю более эффективно контролировать выполнение поручений. 

Таким образом, переход к корпоративной системе необходим в том случае, если привычная работа с документами препятствует ведению бизнеса. Распространенными проблемами при этом являются потеря документов, задержки при их подготовке, непрозрачность распределения ответственности при выполнении бизнес-процессов, а также отсутствие единой информационной базы.