При переходе на электронный документооборот может возникнуть проблема масштабируемости системы, например, в случае, если у внедряющей компании имеются филиалы. При этом перевод бумажных документов в электронный вид стоит начинать с документов определенного типа. Рассмотрим, каким образом можно организовать данный процесс.

Во-первых, удобнее начать с тех документов, которые используются чаще всего. Далее нужно определить, к какому типу документов они относятся: к формализованным или неформализованным. Формализованные документы обычно представлены в формате XML и из них можно извлечь данные (например, счета-фактуры). Особенность неформализованных электронных документов состоит в том, что они являются электронными аналогами бумажных документов, например, договоров или писем.

Стоит обратить внимание на то, что при внедрении СЭД автоматизируется не просто документооборот как таковой, но еще и связанные с ним бизнес-процессы. При этом стоит учитывать не только вид документа самого по себе, но и то, какие документы участвуют в том или ином бизнес-процессе. Соответственно, именно такие документы и необходимо переводить первыми в электронный вид.

Таким образом, внедрение электронного документооборота лучше проводить постепенно, исходя из оптимизируемых бизнес-процессов и задействованных в них документов. Это позволит повысить эффективность работы с наиболее востребованной документацией и оптимально распределить ресурсы при внедрении.