В предыдущей статье мы уже затронули понятие задачи и немного обрисовали ее назначение. Хорошо бы внести немного конкретики. Рассмотрим на примере.
Руководством некой абстрактной компании «5 звезд» на собрании было принято решение об открытии проекта «Продвижение новой сети отелей». К этому собранию начальник отдела маркетинга Петр подготовил список выставок, которые помогут в этом нелегком деле, на текущий год. Список утвердили. И что же происходит дальше.
| По старинке | Задачи в SC | |
 |
Петр сохранил листочек со списком одобренных выставок, отметил на настенном календаре даты начала подготовки к ним и стал каждый день поглядывать на этот календарь, дабы не пропустить знаменательные даты. | Петр создал задачи по каждой выставке: добавил ее название и описание, руководителей и исполнителей, а также директора в качестве контролера задачи, определил ее сроки выполнения. Причем в качестве даты начала задачи установил дату за 2 месяца до начала выставки, чтобы успеть подготовиться к ней. После чего спокойно приступил к своей текущей работе, не отвлекаясь на даты. |
| И вот настал день Х – начало подготовки к выставке №1. | ||
| По старинке | Задачи в SC | |
 |
Петр пытается собрать сотрудников, которые должны участвовать в подготовке к выставке. Ведь им надо все рассказать, объяснить и распределить обязанности. Вот только загвоздка: кого-то отправили в командировку, кто-то был занят выполнением другой срочной задачи. | Петр занимается своей работой, а задача в назначенный час отобразилась у всех ее участников, которые по мере освобождения от первостепенных дел приступают к ознакомлению с ней. |
| Работа над подготовкой к выставке закипела. У участников появились первые вопросы к Петру и другим участникам подготовки. | ||
| По старинке | Задачи в SC | |
 |
Каждый участник подходит с вопросами лично к Петру или другому сотруднику… Правда, тот может быть на совещании или делать важный документ, отвлекаться от которого ни-ни… Участник ждет и ждет, а его работа стоит и стоит. | Участники пишут свои вопросы в задачу. Петр и другие участники отвечают на них, как только у них появляется свободное время от более важных задач. |
| Подготовлены первые макеты плакатов, листовок и другой важной на выставке бумажной продукции. | ||
| По старинке | Задачи в SC | |
 |
Участники для ознакомления распечатывают все материалы и ходят друг другу, чтобы показать свои разработки, или собирают всех у своего монитора. И опять либо участник ждет, либо отвлекает других от первостепенных задач. | Участники выкладывают файлы макетов в задачу на ознакомление и согласование другими участниками. В задаче активно разворачиваются жаркие обсуждения. |
| Петр поехал к организаторам выставки, чтобы арендовать модуль. Приехав на место, он обнаружил, что забыл договор. | ||
| По старинке | Задачи в SC | |
 |
Петру пришлось возвращаться в офис за договором, а потом обратно. | Петру понадобилось несколько минут, чтобы войти в SC и скачать договор из задачи. |
| Один из участников подготовки к выставке внезапно ушел на длительный больничный. | ||
| По старинке | Задачи в SC | |
 |
Петру и другим сотрудникам пришлось все заново рассказывать и показывать новому сотруднику. Была и пара (а может и не пара…) звонков заболевшему. | Петр добавил в задачу сотрудника, который будет заниматься подготовкой вместо заболевшего. Сотрудник самостоятельно ознакомился со всеми материалами и продолжил работу. |
| За несколько дней до выставки Петр понял, что следует бросить все силы на подготовку к выставке. | ||
| По старинке | Задачи в SC | |
 |
Петр организовывает сначала общее собрание, чтобы сообщить о важности задачи, а затем ежевечерние собрания для отчетов сотрудников о проделанной работе. | Петр поставил для задачи приоритет Важная, а для отслеживания состояния выполнения задачи в конце каждого дня расставил контрольные точки, по которым должны отчитываться участники. |
| Выставка прошла успешно. Затем и вторая, третья… все выставки прошли успешно. В конце года руководство решило премировать сотрудников, которые принимали активное участие в подготовке к прошедшим выставкам. | ||
| По старинке | Задачи в SC | |
 |
Петр долго сидел и вспоминал, кто же и над чем трудился… Ведь прошел год. По итогу не все остались довольны, так как выяснилось, что Лена сделала львиную долю работы в подготовке к выставке №3, а не Игорь, который в это время был занят решением другой задачи. | Петр в течение 5 минут выгрузил отчеты по задачам для каждого своего сотрудника, просмотрел эти задачи и на основании этого сделал представление на премирование. Если у руководства возникали сомнения давать тому или иному сотруднику премию, оно заглядывало в эти же отчеты или задачи и на основании увиденного принимало обоснованное решение. |
Вот такой получился пример. Он наглядно иллюстрирует, какие преимущества дает работа с задачами в Synergy Center как для руководства, так и для рядовых сотрудников. Задача становится удобной платформой для их взаимодействия, снимая территориальные и временные барьеры. Она помогает объединять разрозненную информацию, аккуратно раскладывая ее по полочкам и непрерывно формируя интеллектуальную собственность компании. Руководителям задачи помогают контролировать исполнение поручений, расставлять приоритеты и определять вклад каждого сотрудника в общее дело. Сотрудникам они обеспечивают, прежде всего, четкую постановку задачи и удобство работы.
