В большинстве организаций внедрение системы автоматизации документооборота начинается с вполне логичного вопроса «Зачем это нам нужно?». Чтобы получить ответ на этот простой и, вместе с тем сложный вопрос, стоит оценить актуальность внедрения системы электронного документооборота, пользу для организации, а также кому и насколько это будет выгодно. Для того чтобы объективно оценить актуальность, рассмотрим предпосылки необходимости внедрения СЭД.

 1.      Непрерывно увеличивающийся объем бумажного документооборота

Постоянно возникает проблема потери документов, отсутствует четкое понимание обязанностей и распределения полномочий в работе с документами, отслеживание факта исполнения документа затруднительно, либо вовсе не возможно, связанные документы тяжело найти, отсутствует механизм быстрого и эффективного поиска документов.

 2.      Нет единого стандарт учета, хранения и работы с документами

Отсутствует унифицированный стандарт ведения документации в разных подразделениях и филиалах организации, что значительно затрудняет процесс передачи и согласования документов, увеличивает вероятность использования устаревших документов, а также их двойного учета.

 3.      Контроль исполнительской дисциплины оставляет желать лучшего

Отсутствует налаженный механизм контроля исполнения поручений, невозможно найти конкретного исполнителя и сроки исполнения поставленных задач.

 4.      Нет возможности объективно оценить загруженность персонала

Нет четкого распределения работы по структурным подразделениям, сбиваются сроки обработки документов сотрудниками, получение и поиск документа подразумевают «обход» сотрудником других подразделений. Оценивая выгоду внедрения СЭД для организации, в первую очередь, рассмотрим пользу для конечных групп пользователей.

Делопроизводители:

• Уменьшение нагрузки на конечного пользователя за счет автоматизированного оформления документов;
• Автоматизирован контроль исполнительской дисциплины;
• Быстрый и удобный поиск необходимого документа;
• Возможность отслеживать работу с документами (кем и когда документ  был получен, исполнен, на каком этапе согласования находится и т.п.);
• Автоматическое формирование отчетности по различным видам документов;
• Исключена потеря документа.

Управленческий аппарат:

• Контроль исполнительской дисциплины;
• Контроль занятости персонала;
• Быстрый доступ к документам;
• Получение отчетности о работе сотрудников;
• Повышение управляемости бизнес-процессов за счет возможности регламентировать работу с документами;
• Уменьшение затрат на расходные материалы, необходимые для ведения бумажного документооборота.

ИТ-отдел:

• Обеспечение информационной безопасности документации;
• Создание  единого информационного пространства;

Структурные подразделения:

• Своевременное получение и обработка документов, сокращение сроков их подготовки и исполнения;
• Упрощение процесса согласования документов;
• Обеспечение сохранности документов;
• Управление большим количеством задач и поручений;
• Организация электронного хранилища всей необходимой документации с возможностью удаленного доступа и быстрого поиска;
• Возможность совместной работы над поставленными задачами и проектами, а также обсуждение социальных вопросов.